Coex AS i Bergen tilbyr en unik dokumentløsing for systematisering og gjenfinning. Grensesnittet er enkelt, og tilgangen kan være over PC, en web-leser, tablet eller via app på telefonen.
Få oppgraderinger er like kostnadseffektive, forklarer daglig leder i Coex AS, Karl-Erik Johannessen. Mange bedrifter har mye info, men erfaring og statistikk viser at et firma bruker opp mot en tredjedel av arbeidsdagen på å lete etter dokumenter. Coex' målsetning er å gjøre kundene mer kostnadseffektive.
– Vi ser på all ustrukturert informasjon som bedriftene har, i mailer, filer eller som Office dokumenter, som ligger et eller annet sted, i mailbokser, på en lokal server eller på en lokal PC til en arbeidstager. Samlet utgjør all denne informasjonen bedriftens kunnskapsbase, men den er oppdelt og vanskelig tilgjengelig. Vi går inn med systemer som søker og gjenfinner dokumenter på en effektiv måte. En av kundene våre vurderte investeringskostnadene i vårt system og payback-tiden basert på administrasjonens tidsforbruk på å lete etter dokumentene sine. Han fant ut at de tjente inn pengene på under 7 måneder. Da er det snakk om enorme besparelser – ikke minst for en bedrift som ønsker å vokse og kanskje bruke pengene på å investere i nye ansettelser, forteller Johannessen.
Det er også en risikovurdering som bedriftene bør gjøre i forhold til egne dokumenter. Hender det at man bruker feil versjon av et dokument, for eksempel en utdatert prisliste? Glemmer man å fornye en rammeavtale, husleiekontrakt eller liknende fordi ingen hadde spesifikt ansvar for den og ble varslet? Og hvilke kostnadsmessige konsekvenser kan dette få.
Systemet kan sammenlignes med måten et bilde tagges på i Instagram. I stedet for å lagre et dokument i en mappestruktur, tagges det. Da kan de ansatte i bedriften se dokumentet i virtuelle mapper. Produktansvarlig ønsker å se en struktur på mappene som gjelder produkt, selgeren vil se strukturen på en kunde. Dokumentet ligger fremdeles lagret på ett sted, men siden det er tagget, dukker det opp i forskjellige mapper. Når du selv generer et dokument, er det samtidig enklere å tagge det fremfor å gå inn og lagre det i en mappestruktur. Da må du gjøre et valg, for du kan bare lagre det ett sted. Hvis dokumentet derimot tagges, vil det vises i flere mapper.
– I tillegg indekserer vi alt som kommer inn, også fil-vedlegg. Og så lenge det er kommet inn i systemet, kan du fritekst-søke på alt. En av kundene våre var hadde rundt 10 000 dokumenter som de begynte å fritekstsøke i. De hadde ikke ett eneste søk som varte over 1 sekund. Da kan man tenke på tidsbesparelse! smiler Johannessen.
Systematisering lønner seg
Tidsbesparelsene gjelder flere ledd, også når det gjelder implementeringen av et slikt system: Hvis det for eksempel er snakk om et advokatfirma med ti advokater: Coex tar alle mappene, får dem inn i systemet, deretter tagges de og finfordeles. Etter mellom en til to uker skal det hele være oppe og gå, mener Johannessen.
– Bedriften kan ta en telefon til oss, og så tar jeg meg en tur ut og ser hva de har. Noe som også er verdt å merke seg, er at et dokument kan tagges til å gjelde flere områder. For igjen å bruke et advokatfirma som eksempel: Her kan vi tagge dokumentene på arverett, strafferett – på tema, rett og slett. Hvis du da etterpå vil se alle sakene med arverett, går du bare rett inn i systemet. Du kan lete på tvers i mappene. Du kan gjenfinne gamle dommer og saker med den og den advokaten eller dommeren. Hvis du da har 400 mapper som du vil gå gjennom, er det mye tid å spare. Samtidig er sikkerheten i systemet vårt veldig høy. Vi har adgangskontroll helt ned til dokumentnivå.
For dem som vil indeksere dokumentene på dette viset, er det gledelig å vite at du ikke trenger å sitte og tagge hvert enkelt dokument. Du kan enkelt ta en hel mappe og tagge alle dokumentene under ett. Dermed kan du først grovsortere, deretter finsortere og legge til flere tagger. Er det store datamengder, har Coex også systemer som selv kan gå gjennom og gruppere – både ettertagge og automatisere. Og Coex har selvsagt support.
– Dette er et veldig brukervennlig og enkelt system. Du kan få det som mobil app, og bare det å ha tilgang til alle dokumentene via mobilen er jo revolusjonerende for mange bedrifter. 7000-8000 bedrifter over hele verden bruker denne løsningen, den er gjennomprøvd – og det er særlig fornøydhet systemet scorer høyest på hos brukerne, sier Johannessen.
Alle bilder: Fotograf: Truls Løtvedt
