Matej KastelicWebb

Et vellykket arrangement fra A til Å

Enten det er konferanse, kurs, jubileumsarrangementet eller julebordet som står for døren, så krever det mye planlegging for å sikre et godt gjennomført arrangement. Men hva er det aller viktigste å tenke på for at gjestene skal kunne gå fornøyde hjem? Det Norske Bransjemagasinet har tatt en prat med Else Palmgren i event.no, som er en møteplass som kan bidra med alt fra idéer og inspirasjon til selve gjennomføringen av ditt arrangement.

Tekst: Ina Jakobsen

Det er uten tvil mye å tenke på når man skal planlegge et arrangement. Fra det mer overordnede som målsetning og konsept til program, underholdning og booking av lokale, mat og overnatting – her mener Palmgren at hele forskjellen ligger i detaljene og det lille ekstra.
– Ved å ha gjort et godt forarbeid håndterer man best problemer som dukker opp underveis, påpeker hun.

Event.no sin grunntanke er å levere unike og minneverdige opplevelser produsert med lidenskap og personlighet, uansett arrangement. Som samarbeidspartner kan de bistå med sin kunnskap gjennom hele prosessen fra start til slutt, eventuelt bare gjennom enkelte deler av arrangementet hvis det er ønskelig.

– Jo tidligere man kommer inn jo lettere er det å skape et helhetlig produkt til en god pris. Vi kan bidra med gode ideer, erfaring og en trygg gjennomføring, slik at arrangementet blir slik du ønsker, sier Palmgren.


Hvilke personlige egenskaper er viktige for å bli en god eventplanlegger?
– Det er viktig å ha et godt team med ulike mennesker. Egenskaper som er viktige i teamet er blant annet kreativitet, detaljfokus og gjennomføringsevne.


Hvor viktig er tidspunktet for et arrangement?
Tiden på året er ikke avgjørende for arrangementet. Det finnes mange forskjellige muligheter året rundt. Det handler mer om innholdet og hva man vil formidle.


Spiller det noen rolle hvilket lokale man velger?
– Ja, det er viktig at lokale er egnet for formålet. Her kan det være viktig å få hjelp, slik at man starter riktig. Lokalets innredning og detaljer er med på å avgjøre muligheter i lokalet ,og  uttrykket og stilen i lokalet må være passende for arrangementets uttrykk. Det beste er å jobbe med fleksible nøytrale lokaler, som man kan sette sitt eget preg på.


Hva er det viktigste å tenke på i etterkant av et arrangement?
– Det kommer helt an på hvilket type arrangement det er, om det for eksempel er et  kundearrangement, internt arrangement eller en produktlansering. Uansett er det viktig å ha en oppfølgingsplan, som står i forhold til målsetningen for arrangementet.


Hva er dine beste råd for å et mest mulig vellykket arrangement?
– Det er å sette seg mål hva man ønsker å oppnå, starte planleggingen tidlig, og gjøre et godt og detaljert forarbeid - suksessen ligger i de små ekstra detaljene!

Tips og råd for et vellykket arrangement:

Identifiser arrangementet
Hva er hensikten med møtet? Er det for eksempel snakk om å motivere ansatte i egen organisasjon, er det kunder som skal ble enda større kunder, eller er det et faglig seminar hvor det meste skal foregå innendørs og hvor møtested spiller mindre rolle?

Velg reisemål
Når hensikten med møtet er avklart, er valg av reisemål neste punkt. Å finne riktig geografisk sted er i de fleste tilfeller avgjørende for om et arrangement blir vellykket eller ei.

Kanskje vil dere ha mest utbytte av å møtes under Sydens evige sol i skyggen av svalende palmer? En pulserende storby kan også være en aktuell arena, eller hva med et landlig slott i et fransk bondelandskap? Det mangler ikke på alternativer, så dette punktet krever grundig research.

Hent inn tilbud

Når dere har funnet en aktuell destinasjon, er det på tide å finne riktig møtested. Gjør noen søk på internett og forhør dere med kollegaer eller forbindelser som har kjennskap til og eventuelle kontakter på det aktuelle reisemålet. På dette tidspunktet kan det også være smart å involvere et eventselskap eller reisebyrå, spesielt dersom det er snakk om et større arrangement. Be om tilbud fra flere arrangementssteder, slik at dere har et fornuftig sammenligningsgrunnlag å legge til grunn.

Bestill i god tid
Når dere har avklart destinasjon og arrangementssted, er det viktig å bestille så raskt som mulig. Jo tidligere dere er ute, desto billigere er det. Da er også valgmulighetene mye større. Be om tilbud på ulike konferansepakker, bo- og måltidsalternativer. Vær også nøye med å lese gjennom bestillingsbekreftelsen. Hva er inkludert, er det gebyrer ved endringer/avbestillinger, og hvordan skal betalingen foregå. Sett også tydelige krav i forhold til hva det forventes av arrangementstedet, og lag helst en detaljert sjekkliste for å ha mest mulig kontroll.

På dette tidspunktet er det også på tide å bestille flybilletter. De største reisebyråkjedene og flyselskapene har egne gruppeavdelinger som håndterer denne type reiser hvor større grupper deltar. Også her er det viktig å få avklart endrings- og avbestillingsreglene.

Besøk reisemålet
Har du/dere anledning til det, kan det være smart å besøke konferansestedet. Her får du et nærblikk i hvordan fasilitetene ser ut, hva som kreves av logistikk og ikke minst å knytte kontakter med konferanseverter som kan være til stor hjelp før og under arrangementet. I svært mange tilfeller stiller arrangementsstedet opp med gratis overnatting og bespisning ved slike visningsturer.

Lokaliteter
Bruk god tid på å avdekke konferanselokalenes muligheter og begrensninger. Hva vil være maks antall deltakere, hvordan skal disse sitte, hva slags teknisk utstyr har dere behov for, og behøves det mindre møterom til for eksempel gruppearbeid. Det kan også være smart å sette opp en egen innsjekkingsskranke i resepsjonen ved ankomst hvor romnøkler og konferansemateriellet deles ut.

Det faglige programmet
Dersom det er flere bidragsytere til det faglige programmet er det essensielt at det foregår en grundig og stram koordinering slik at alle leverer sine bidrag innenfor gitte tidsfrister. Sett opp en foreløpig kjøreplan som justeres etter hvert som detaljene faller på plass.

Måltider
Få flere måltidsalternativer fra konferansetilbyderen, og da gjerne på to, alternativt tre retters menyer. Hva skal serveres i pausene og hvordan skal deltakerne sitte under fellesmåltidene.

Sosiale aktiviteter og underholdning
I tillegg til den faglige delen har det sosiale samværet mye å si for at arrangementet skal bli så vellykket som mulig. Et godt tips er å alliere seg med konferansestedet som i de aller fleste tilfeller har egen aktivitetsopplegg.

Gruppens sammensetting, antall, kjønn og alder bør vektlegges når type aktivitet skal besluttes. En ekstra spiss på arrangementet settes også dersom det også er et eller flere underholdningsinnslag, både under den faglige og sosiale delen. Hør med konferansestedet om de kan bidra med lokale kulturelle krefter, alternativt ta med en eller flere underholdere.

Kilde: konferanse.no


Les mer...

2015-10-29 16:14

173022 NF1

NordicFeel - ledende i Norden innen skjønnhet

Artikkel NordicFeel er en leder på det nordiske markedet for skjønnhetsprodukter på nettet. På den inspirerende hjemmesiden kan du velge mellom tusenvis av forskjellige produkter fra hele verden. Produktene er...
173020fefe

En taxi utenom det vanlige

Artikkel Drømmer du om rulle inn til et høstbryllup eller årets julebord i stor stil? Da kan JærTaxi AS på Kleppekrossen oppfylle drømmen! I tillegg til tradisjonelle taxitjenester, har de biler utenom det vanlige...
    puff_Matej Kastelic

    Event.no

    Et vellykket arrangement

    Uten-navn-1s

    Passion 4 Baking

    Med kjærlighet som den viktigste ingrediensen


    Arkiv